Société en formation : 3 reprises d’actes pour éviter la responsabilité personnelle

Avant son immatriculation, une société peut déjà avoir besoin d’un compte bancaire, d’un bail, d’une assurance ou de prestations nécessaires à son lancement. Elle n’a pourtant pas encore de personnalité morale. Elle ne peut donc pas être titulaire des engagements signés à ce stade. Pour éviter que les fondateurs restent personnellement engagés, chaque acte doit être conclu et repris selon une procédure précise.

Avant l’immatriculation, la société existe comme projet, pas comme personne morale

La société en formation désigne la période qui précède son immatriculation. Elle commence lorsque le projet de constitution est suffisamment matérialisé : décision des associés de créer l’entreprise, préparation des statuts, dépôt des apports, désignation éventuelle d’un commissaire aux apports ou premières démarches concrètes de démarrage.

Il n’existe pas une date unique valable pour tous les dossiers. Les éléments qui comptent sont ceux qui montrent une volonté réelle de constituer la société. La signature des statuts, le dépôt des apports ou la réalisation d’actes préparatoires peuvent notamment marquer cette période.

La période de formation s’achève avec l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) pour les sociétés concernées. La société acquiert alors sa personnalité juridique. Elle devient distincte de ses associés et peut détenir des droits, conclure des contrats et répondre de ses obligations.

Cette période a intérêt à rester courte, idéalement sans dépasser 6 mois. Un projet qui s’étire augmente le nombre d’actes à suivre, les dépenses avancées et le risque d’oublier une reprise. Une activité durable menée sans immatriculation peut aussi soulever des difficultés qui dépassent la seule question des contrats conclus avant la création.

Signer utilement : distinguer les dépenses de création des engagements d’exploitation

Avant l’immatriculation, les fondateurs peuvent accomplir les actes nécessaires à la constitution et, lorsque le démarrage l’exige, certains actes d’exploitation. Un simple devis, une commande ferme, un bail ou une prestation déjà engagée ne produisent toutefois pas les mêmes effets. La nature de l’engagement et sa rédaction doivent être examinées avant la signature.

Les actes préparatoires sont les plus simples à organiser

Les actes préparatoires comprennent notamment la rédaction des statuts, la publication de l’annonce légale, l’ouverture d’un compte destiné au dépôt des apports, les honoraires liés à la constitution et l’intervention éventuelle d’un commissaire aux apports.

D’autres engagements peuvent être nécessaires au lancement : achat de matériel, de logiciels ou de marchandises, souscription d’une assurance professionnelle et commande d’une prestation. Ces dépenses peuvent être avancées avant l’immatriculation, à condition de conserver les pièces et de prévoir leur reprise par la société.

Un engagement plus structurant, comme un bail commercial, une promesse d’embauche ou un contrat de fourniture important, mérite une vigilance particulière. Il peut être utile d’y prévoir une condition suspensive d’immatriculation. Si la société n’est finalement pas immatriculée, la naissance ou l’exécution de l’engagement dépendra alors de la clause négociée, plutôt que d’une sortie incertaine du contrat.

La formule à faire figurer sur chaque acte

L’acte doit identifier la société future avec suffisamment de précision et indiquer qu’il est conclu au nom et pour le compte de la société en formation. Il convient en pratique de mentionner la dénomination envisagée, la forme sociale, l’adresse du siège projeté et l’identité de la personne qui signe.

Cette formulation ne dispense pas d’une reprise ultérieure. Elle montre toutefois que le signataire agit pour le projet de société et non pour son intérêt personnel. Elle facilite aussi le rattachement de l’acte au dossier de constitution.

Un contrat qui ne comporte pas cette indication est plus difficile à régulariser. Le document peut laisser penser que le signataire a contracté pour lui-même. Pour un engagement important, une relecture par un professionnel du droit permet de vérifier la clause, l’identité de la société future et la procédure de reprise envisagée.

La responsabilité reste celle du signataire tant que l’acte n’est pas repris

Avant l’immatriculation, la société ne peut pas être débitrice puisqu’elle n’a pas encore de personnalité juridique. La personne qui signe un contrat est donc personnellement engagée envers le cocontractant. Lorsque plusieurs personnes signent, leur situation dépend de la forme sociale envisagée, de l’acte conclu et des règles applicables. Il ne faut pas présumer d’une solidarité automatique dans tous les cas.

Après l’immatriculation, une reprise régulière transfère les engagements à la société. Le fournisseur, le bailleur ou le prestataire peut alors se tourner vers elle pour obtenir l’exécution du contrat. Le signataire est libéré de l’engagement repris selon la procédure applicable.

À l’inverse, un acte non repris reste en principe à la charge de son ou de ses signataires, même si la société profite concrètement du bien acheté ou de la prestation fournie. L’enregistrement d’une facture ou le remboursement d’une dépense ne suffit pas, à lui seul, à transférer l’obligation contractuelle.

Pour éviter un oubli, il est utile de tenir dès le début un registre interne. Chaque ligne peut reprendre la date de l’acte, son objet, son montant, le cocontractant, le signataire, la mention utilisée et la procédure de reprise prévue. Cette traçabilité permet de suivre les commandes, les contrats et les sommes avancées jusqu’à l’immatriculation.

Les 3 voies pour transférer les actes à la société immatriculée

Le mécanisme adapté dépend principalement du moment où l’acte a été conclu. Les trois procédures répondent à des situations différentes et doivent être distinguées.

L’état des actes annexé aux statuts

Pour les actes passés avant la signature des statuts, les associés peuvent établir un état détaillé. Ce document précise la nature de l’acte, sa date, l’identité du cocontractant, son montant et l’engagement souscrit.

L’état est annexé aux statuts et porté à la connaissance des associés lors de leur signature. Lorsque les conditions sont réunies, l’immatriculation entraîne la reprise des actes par la société. Les engagements mentionnés sont alors rattachés à la personne morale nouvellement immatriculée.

Chaque acte doit être décrit avec assez de précision pour éviter toute ambiguïté. Une désignation trop générale, qui ne permettrait pas d’identifier le contrat ou son montant, peut compliquer la reprise et la preuve de l’engagement concerné.

Le mandat doit être spécial et suffisamment précis

Entre la signature des statuts et l’immatriculation, les associés peuvent donner mandat à une personne pour accomplir des actes déterminés. Ce mandat peut figurer dans les statuts ou dans un acte séparé.

Un mandat général, vague ou dépourvu de limite identifiable est source de contestation. Il est préférable d’indiquer le nom du mandataire, les opérations autorisées, leur objet, leur montant ou un plafond financier éventuel, ainsi que la période concernée. Le mandat doit permettre de vérifier que l’acte signé correspond bien à l’autorisation donnée.

L’acte conclu dans le respect de ce mandat peut être repris lors de l’immatriculation. À l’inverse, un engagement qui dépasse l’objet, le montant ou la durée prévus risque de ne pas bénéficier de ce mécanisme.

La décision expresse rattrape les oublis, sans les banaliser

Après l’immatriculation, les associés peuvent décider expressément de reprendre un acte qui n’a pas été couvert par un état annexé ou par un mandat valable. La décision doit respecter les règles applicables à la société et désigner clairement les engagements concernés.

Cette procédure permet de régulariser un oubli, mais elle ne supprime pas le risque antérieur. Jusqu’à la décision de reprise, le signataire reste exposé à l’égard du cocontractant. Il faut donc inscrire chaque acte oublié à l’ordre du jour et conserver la décision qui formalise son transfert.

Préparer les pièces et enregistrer correctement les frais avancés

Une organisation simple permet de sécuriser la constitution. Avant le dépôt du dossier d’immatriculation, réunissez les statuts signés, l’état des actes lorsqu’il est nécessaire, les mandats, les contrats signés, les justificatifs de paiement, les factures et les décisions des associés.

Vérifiez que les montants, les dates et les cocontractants sont identiques dans les documents préparatoires et dans les contrats définitifs. Cette vérification limite les écarts entre l’acte réellement signé et celui présenté pour reprise.

• Identifier chaque acte par sa date, son objet et son montant ;
• Vérifier la mention de la société en formation sur les contrats ;
• Choisir la procédure de reprise avant de signer ;
• Conserver les justificatifs des sommes avancées par les associés ;
• Faire constater formellement toute reprise postérieure à l’immatriculation.

Les dépenses de constitution ou de premier établissement peuvent être comptabilisées en charges ou, selon l’option retenue et leur nature, inscrites à l’actif au compte 201 « frais d’établissement ». Lorsqu’ils sont immobilisés, ces frais peuvent être amortis sur une durée maximale de 5 ans.

Les sommes avancées personnellement par un associé peuvent aussi être suivies en compte courant d’associé. Ce suivi permet d’organiser leur remboursement par la société lorsque sa trésorerie le permet, tout en conservant la preuve de l’origine des fonds et de la dépense concernée.

La reprise juridique d’un acte et son traitement comptable sont deux opérations distinctes. Un contrat correctement repris doit être justifié en comptabilité. À l’inverse, une facture enregistrée ne transfère pas à elle seule l’obligation du signataire vers la société. Vérifier ces deux aspects dès la constitution réduit le risque d’une difficulté lors du premier bilan ou d’un désaccord avec un créancier.