Auto-entrepreneur : facturer sans oublier la TVA, l’échéance et les mentions obligatoires

Pour facturer en tant qu’auto-entrepreneur, établissez un document numéroté qui identifie votre entreprise, votre client, la prestation et le montant à régler. Ajoutez les mentions adaptées à votre régime de TVA et les conditions de paiement. La facture doit ensuite être conservée et suivie jusqu’à l’encaissement : c’est généralement cette dernière étape, et non son émission, qui détermine le chiffre d’affaires à déclarer à l’URSSAF.

Préparer la facture selon le client et la prestation

Une facture est obligatoire lorsque vous travaillez pour un client professionnel. Émettez-la en principe à la livraison du bien ou à la réalisation de la prestation, sous réserve des règles particulières applicables à certaines opérations. Le devis accepté fixe l’accord commercial ; il ne remplace pas la facture.

Pour un particulier, les obligations dépendent notamment de l’activité et du mode de vente. En prestation de services, une note est notamment obligatoire à partir de 25 € TTC, ainsi qu’en dessous de ce montant si le client la demande. Les ventes à distance obéissent également à des règles spécifiques. Établir systématiquement un justificatif détaillé reste une bonne pratique.

Avant de rédiger, récupérez le nom exact du client, son adresse et, pour une entreprise, sa dénomination sociale ainsi que son adresse de facturation si elle diffère. Demandez aussi le numéro du bon de commande lorsqu’un tel document a été établi.

Décrivez précisément ce que vous facturez : « création de cinq pages web selon devis accepté » est plus utile que « prestation informatique ». Indiquez les quantités, les heures ou les unités réellement convenues. Si vous percevez un acompte, établissez le document correspondant, puis déduisez-le clairement sur la facture finale pour éviter un double paiement.

Rassembler les mentions obligatoires et sécuriser la numérotation

Votre facture doit permettre de comprendre la transaction sans consulter vos échanges de courriels. Distinguez bien la date d’émission, la date d’exécution et la date d’échéance : elles ne remplissent pas la même fonction et peuvent être différentes.

Lorsque votre activité impose une assurance professionnelle, ajoutez les renseignements requis, notamment les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat. C’est particulièrement important pour les professionnels soumis à une assurance décennale.

Adoptez une numérotation unique, chronologique et continue, sans doublon : par exemple F-001, F-002, F-003. Un préfixe annuel est également possible avec une organisation cohérente. N’attribuez pas à une nouvelle facture le numéro d’un document annulé et ne modifiez pas les dates pour insérer rétroactivement une opération.

Appliquer la TVA selon votre situation, pas selon votre statut

Être micro-entrepreneur ne signifie pas automatiquement facturer sans TVA. Le régime micro et la franchise en base sont deux dispositifs distincts. Vérifiez votre situation avant la première facture, puis lorsque votre activité évolue.

En franchise en base de TVA

Vous ne collectez pas de TVA sur les opérations couvertes par cette franchise. Inscrivez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Ne présentez pas cette situation comme une TVA à 0 % : il ne s’agit pas d’un taux nul. Pour une prestation facturée 500 €, le montant à payer reste de 500 €, sans TVA ajoutée.

Si vous êtes redevable de la TVA

Indiquez les prix HT, les taux applicables, les montants de TVA correspondants et le total TTC, ainsi que les numéros d’identification à la TVA requis. En présence de plusieurs taux, ventilez les bases et les taxes. Retirez alors la mention de franchise des opérations concernées.

Avec un client situé à l’étranger

Ne reproduisez pas automatiquement une facture française. Le traitement dépend du pays, de la nature de l’opération et du statut professionnel ou particulier du client. Une prestation à une entreprise de l’Union européenne peut relever de l’autoliquidation et nécessiter un numéro de TVA intracommunautaire, même en franchise. Vérifiez aussi les obligations déclaratives. Une facturation en devise étrangère reste possible sous conditions, avec une conversion adaptée pour votre suivi comptable et fiscal.

Fixer le paiement et utiliser un modèle réellement exploitable

Inscrivez une échéance explicite plutôt qu’une formule vague. Entre professionnels, à défaut d’accord particulier, le délai est généralement de 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation. Un délai négocié peut atteindre 60 jours à compter de l’émission, ou 45 jours fin de mois lorsque cette modalité est expressément convenue, sous réserve des règles sectorielles.

Précisez le taux des pénalités de retard, applicable dès le lendemain de l’échéance sans rappel préalable. Ce taux doit respecter le minimum légal. Ajoutez l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement pour les clients professionnels ; elle ne s’applique pas aux particuliers. Si aucun escompte n’est accordé, indiquez « Escompte pour paiement anticipé : néant ».

Voici une trame simplifiée à compléter avec les coordonnées et mentions précédentes :

• Facture : F-001 — date d’émission et date d’exécution.
• Objet : rédaction de cinq fiches produits, à 100 € HT l’unité.
• Total HT : 500 €.
• TVA : mention de franchise si vous en bénéficiez.
• Net à payer : 500 €, dans cet exemple sans TVA.
• Règlement : date limite, moyen de paiement et coordonnées bancaires si nécessaire.
• Conditions : escompte, pénalités et indemnité applicables.

Un modèle Excel peut aider à démarrer, mais nécessite des contrôles manuels. Un logiciel facilite la numérotation, les acomptes, les avoirs et les relances. Vérifiez surtout ses possibilités d’export, d’archivage et son adaptation à la facturation électronique : un simple PDF envoyé par courriel ne suffit pas à répondre à cette réforme.

Pour les entreprises concernées, la réception des factures électroniques devient obligatoire le 1er septembre 2026. L’obligation d’émission pour les micro-entreprises intervient le 1er septembre 2027, pour les opérations entrant dans son champ.

Suivre l’encaissement, corriger et conserver les justificatifs

Une facture émise ne doit pas être supprimée ou remplacée discrètement. En cas d’erreur, établissez une facture rectificative faisant référence à l’original, ou un avoir selon la correction nécessaire. Conservez les documents liés pour que l’historique reste compréhensible.

Le fossé entre « facturé » et « disponible sur le compte » mérite un suivi distinct. Une facture peut être envoyée, échue, partiellement payée ou soldée. Ajoutez ces quatre états à votre tableau de suivi : vous saurez à la fois qui relancer et quelles sommes déclarer, sans confondre une créance avec de la trésorerie réellement utilisable.

En cas d’impayé, vérifiez d’abord la bonne réception du document, puis adressez une relance avec son numéro, son montant et son échéance. Si nécessaire, poursuivez par une mise en demeure. Gardez les preuves de livraison, de réalisation et des échanges.

Déclarez à l’URSSAF le chiffre d’affaires encaissé, mensuellement ou trimestriellement, hors TVA collectée lorsque vous en êtes redevable, sans déduire vos frais professionnels. Un paiement partiel se déclare à hauteur de la somme reçue. Rapprochez chaque règlement de la facture correspondante dans votre livre des recettes.

Enfin, conservez vos factures pendant 10 ans, avec les avoirs et justificatifs associés. Prévoyez une sauvegarde indépendante de votre logiciel : pouvoir retrouver une facture reste indispensable après un changement d’outil.